E-arvest rääkides tuletan kohe meelde, et e-arve EI OLE PDF-fail e-kirja manuses, vaid raamatupidamissüsteemi automaatselt ilmuv masinloetav dokument, millelt andmed on juba kenasti ostuarve detailvaates näha, Raamatupidajana oled ettevõtjatele asendamatuks toeks paljude neile riigi poolt pandud kohustuste täitmisel – mille hulka kuuluvad kindlasti ka maksude maksmine ja raamatupidamisseaduse järgmine. Selge, et ennekõike tahab ettevõtja keskenduda oma äriprotsessidele, mille jaoks ta üldse oma ettevõtte rajas, mitte kõikvõimalikele kohustuslikele või soovituslikele haldus- või administratiivtegevustele. Siin tulevadki suures osas appi raamatupidamisteenuste pakkujad. Aga selleks, et raamatupidaja oma tugirolli edukalt täidaks, peab ta esmalt läbi mõtlema ja korraldama iseenda töö võimalikult optimaalseks ja tõhusaks. Meie õnneks elame riigis, kus infotehnoloogia võidukäik ja digitaliseerumine on toonud kaasa nii hulga riigipoolseid e-teenuseid kui ka laia valiku digilahendusi, mis aitavad raamatupidajal ettevõtjale nn abi- või tugitegevuste osas abiks olla.
Raamatupidamisteenuste pakkujad on tänases Eestis valdavalt võtnud kasutusele vähemasti mõne raamatupidamisprogrammi, sest käsitsi (või ka Excelis) arvepidamine on kordades aeglasem ja vigade tekkimise võimalused suuremad.
Raamatupidamisteenuste pakkujad on tänases Eestis valdavalt võtnud kasutusele vähemasti mõne raamatupidamisprogrammi, sest käsitsi (või ka Excelis) arvepidamine on kordades aeglasem ja vigade tekkimise võimalused suuremad. Seega on erinevalt ettevõtjatest, keda raamatupidajad teenindavad, digitaliseerumine juba aastaid igapäevane praktika. Pigem on veel jätkuvalt ettevõtjaid, kes kipuvad oma algdokumente raamatupidajale esitama paberkujul – siin on üks lihtsamaid omavahelise asjaajamise tõhusamaks muutmise võimalus: raamatupidaja aitab ettevõtjal minna digitaalse(ma)ks rakendades tänapäevasemaid lahendusi. Seega on raamatupidajal kaks suurt ülesannete rühma – muuta tõhusamaks iseenda töö ja aidata seda teha ka ettevõtjal.
Raamatupidaja jaoks on suur kasu, et tema kliendist ettevõtja müügiarve on kenasti raamatupidamissüsteemis, mis aitab loomulikult kaasa arvepidamise korrashoidmisele ja aastaaruande esitamisele.
Kõige lihtsam on kahepoolset koostööd digitaliseerimisel mõista müügiarve koostamise näitel – ettevõtja peab enda osutatud teenuse või müüdud kauba eest esitama arve. Kuigi tänaselgi päeval on võimalik täita arveblankett paberil, tehakse enamus arveid arvutis. Kas mõnes teksti- või tabeltöötluseprogrammis arve koostamine ja selle printmine või e-postiga saatmine on kõige mõistlikum? Loomulikult mitte, sest arve peab jõudma mitte ainult adressaadini, vaid ka ettevõtja enda raamatupidamisse. Seega pakub nutikas raamatupidaja müügiarve koostamiseks võimaluse enda üles seatud raamatupidamisprogrammis (tavaliselt täiesti tasuta funktsionaalsus), mille puhul tuleb ettevõtjale teha selgeks vaid mõned üksikud töövõtted. Enamuses digilahendustest on juba sisseehitatud ka e-arvete saatmine ja vastuvõtmine, mistõttu jääb ära ka tüütu e-posti kaudu arvete vahetamine. Raamatupidaja jaoks on suur kasu, et tema kliendist ettevõtja müügiarve on kenasti raamatupidamissüsteemis, mis aitab loomulikult kaasa arvepidamise korrashoidmisele ja aastaaruande esitamisele. Raamatupidaja osutab sedasi ettevõtjale üsna lihtsal viisil teene ja aitab tal digitaliseerimisest kasu lõigata, säästes tema aega ja energiat tüütute „pisiasjadega” toimetamise arvelt.
Eeltulenevast näitest ilmneb kuivõrd oluline ja kasulik on raamatupidajal vallata internetipõhiseid digilahendusi ning nende abil aidata ettevõtja protsesse tõhusamaks muuta. Lisaks e-arvete temaatikale, on kasutusel loomulikult netipanga võimalused, kus raamatupidaja saab suure efekti kasutades pangaliideseid andmete automaatseks raamatupidamissüsteemi importimiseks või ettevalmistatud maksekorralduste üles laadimiseks. Samuti on kviitungite-ostutšekkide töötlemiseks hea kasutada rakendusi nagu Costpocket, kus ettevõtja saab koheselt oma ostu eest saadud kviitungi pildistada, sealt digiteeritakse andmed ja edastatakse raamatupidamissüsteemi – suur ajasääst ja paberivabadus ühe hoobiga. Nutikas raamatupidaja pakub lisaks raamatupidamissüsteemi võimalustele ettevõtjale ka muid rakendusi, nt ajahalduseks Funkytime’i, mis võimaldab oma töötunde arveldavatel vabakutselistel jälgida ajakulu ja koostada müügiarveid või hoopis eelarvestamise rakendust VeeRa, mis annab kohese ülevaate eelarve täitmisest. Samuti on väga palju kasu rahakäibe jälgimise ja ennustamise rakendustest (Ebitly, Sisiflow).
Kokkuvõttes – digipädev ja nutikas raamatupidaja suudab tänaseid IT-maailma võimalusi rakendades olla ise tõhusam raamatupidamisteenuse pakkuja ja samas aidata oma klientidest ettevõtete haldussuutlikkust oluliselt tõsta ning lasta neil keskenduda äriprotsessidele ja kasumlikkuse kasvatamisele.